Gdy organizujemy jakieś wydarzenie, jedną z pierwszych koniecznych do załatwienia kwestii jest znalezienie odpowiedniego miejsca. Powinno być ono dopasowane do charakteru wydarzenia, do ilości uczestników i ogólnie potrzeb. Takie zadanie zawsze jest stresujące, a tym bardziej gdy działamy w imieniu pracodawcy, firmy. Wówczas chcielibyśmy wszystko dopiąć wręcz na ostatni guzik, tak by było idealnie. To nie zawsze jest możliwe, jednak należy przynajmniej się postarać, dać z siebie sto procent wysiłku, a nasz szef z pewnością to doceni.

Doskonałym miejscem na spotkania biznesowe, zawodowe, ogólnie oficjalne – są sale konferencyjne. Ze znalezieniem takiej sali nie powinniśmy mieć najmniejszego problemu, w każdym większym mieście jest ich do wynajęcia mnóstwo. Wiele większych firm dysponuje własnymi salami. Jednak jeśli nasza akurat nie lub pomieszczenie to jest zbyt małe – warto pomyśleć o wynajmie. Powinno to być dość łatwe. Wystarczy poszukać dowolnego większego hotelu lub ośrodka, a tam na pewno będzie możliwość wynajęcia sali konferencyjnej. Ich oferta jest tak duża, że na pewno znajdziemy jakąś, które będzie pasowała do naszych wymagań.

A jakie te wymagania powinny być? Przede wszystkim przed wyborem sali przeliczmy choć orientacyjnie liczbę uczestników. Pozwoli nam to określić wielkość szukanego pomieszczenia. Nie warto wynajmować zbyt dużego, ale zdecydowanie też powinniśmy unikać przesadnie małych sal. Ponadto przed podjęciem decyzji dobrze jest dokładnie obejrzeć każdą z sal, ocenić ich stan, wystrój, wyposażenie. Weźmy pod uwagę wygodę naszych gości, dostęp do ciepłych i zimnych napojów, zimą – ogrzewanie, a latem – klimatyzację.

Postarajmy się, aby uczestnicy wydarzenia poczuli się w sali konferencyjnej jak najlepiej. Zastanówmy się też, co nam będzie potrzebne w trakcie. Czy miejsce do wyświetlenia prezentacji lub filmów, rzutnik, a może porządne nagłośnienie? Najlepiej uwzględnić to wszystko już na początku, zrobić listę, a dopiero potem szukać sali, która spełni nasze wymagania.